23 januari 2024
Geachte voorzitter
De vergadering van de raadscommissie Dorp, Sted & Omkriten op dinsdag 13 februari was een bijzonder moment voor de Gemeente Súdwest-Fryslân. Bij het eerste overleg in het Bestjoershûs in Sneek, de nieuwe vergaderlocatie van de gemeente, werd allerhande ultramoderne conferentietechnieken in gebruik genomen. Alle microfoons, boxen en beeldschermen zijn geplaatst door de audiovisuele kunstenaars van Inferno uit Sneek.
“Het was toch wel even spannend toen ik thuis via mijn tablet live de eerste commissievergadering zat te volgen”, bekent Jan Boorsma, teammanager facilitair van de Gemeente Súdwest-Fryslân. “Maar alles werkte fantastisch. De HD-beelden waren geweldig, net als het kraakheldere geluid.” Lucas Brandsema van Inferno zat bij de vergadering in de zaal, waar eens per maand ook de leden van de gemeenteraad bijeenkomen. “Voor de zekerheid. Maar ik had er alle vertrouwen in, want een proefvergadering was 's morgens prima verlopen. Spannender was de vraag of de commissieleden snel vertrouwt zouden raken met de knopjes op het paneel voor zich. Ook dit verliep vlekkeloos.”
Beeldschermen
Inferno heeft diverse vergadertechnieken aangebracht in het Bestjoershûs. Een “audiovisueel totaalsysteem”, aldus Brandsema. Op acht plekken in het pand hangen er beeldschermen. Boorsma: “Wanneer de zaal vol zit met publiek kunnen andere belangstellenden alles volgen op het grote scherm in de foyer.” Ook in diverse vertrekken hangen televisieschermen. “Bij een schorsing van een vergadering kunnen de fracties zich daar terugtrekken voor nader overleg”, gaat Boorsma verder. “Als de voorzitter weer verder wil gaan, kan hij dit aankondigen via de live-videoverbinding.” De beelden die via sudwestfryslan.raadsinformatie.nl/live uitgezonden worden, zijn een hoogstandje vult Brandsema aan. “Drie camera’s zijn gekoppeld aan de microfoons en schakelen automatisch naar degene die het woord heeft.”
Transparant
Boorsma is ook in zijn nopjes met het aanmeldsysteem. “De zitplekken zijn flexibel te gebruiken door de deelnemers aan de vergadering, doordat zij met een persoonlijke pas moeten inchecken. De leden van de fracties zullen ongetwijfeld elkaar naast elkaar gaan zitten, maar er hoeven geen grote gaten in de zaal te vallen als niet iedereen er is.” Het stemmen is ook veel moderner geworden, zo bleek bij de eerste gemeenteraadsvergadering op donderdag 8 maart. Een raadslid moest voorheen nog zijn hand op steken bij een stemming, nu drukt hij een rode of groene knop in. “De uitslag is na de stemming te zien op de schermen in het pand en via de live-stream”, vertelt Boorsma. “Daarbij wordt tevens inzichtelijk hoe ieder lid heeft gestemd. Heel transparant. En zo hoort het ook bij de volksvertegenwoordiging. Hier is onze democratie op gebouwd!”
Expertise
Gemeente Súdwest-Fryslân kreeg eind vorig jaar de sleutel in handen van het statige Bestjoershûs, van waaruit de Marktstraat kan worden overzien. De SNS Bank was er eerst gevestigd. Daarvoor diende het als onderkomen van de voormalige gemeente Wymbritseradiel. Boorsma hoefde er niet lang over na te denken wie bij de verbouwing de audiovisuele uitdaging moest aangaan. “Vanwege hun expertise en ervaring dacht ik gelijk aan Inferno, met wie we eerder goed hebben samengewerkt. Daarbij zitten zij praktisch om de hoek, waardoor een eventuele storing snel verholpen kan worden. Ik belde Lucas op met het voorstel om eens vrijblijvend te brainstormen. Vervolgens ging ik met een collega van de ICT-afdeling bij hem langs.”
Meedenken
Het schortte bepaald niet aan ideeën en velen werden gerealiseerd. Zo zijn de vergaderingen dankzij een ringleiding goed te volgen voor doven en slechthorenden, zegt Brandsema. “Met die techniek hebben we veel ervaring, onder andere dankzij klussen voor een aantal scholen en het crematorium Haskerpoort in Oudehaske.” Van sommige wensen is bij nader ingezien toch afgestapt. “Aanvankelijk dachten wij ook aan een beeldscherm op het display van elke zitplek, aldus Boorsma. “Handig voor het raadplegen van stukken. Maar in de praktijk bleek het maar een klein schermpje te worden, waarbij de raads- en commissieleden helemaal voorover zouden moeten buigen om teksten goed te kunnen lezen. Niet zo praktisch dus.” Inferno raadde zo nog een paar wensen af. Brandsema: “Wij denken graag met de klant mee en durven ook nee te verkopen als toepassingen geen nut hebben of bijvoorbeeld onnodig veel geld kosten. Daar zijn wij dan ook heel eerlijk over. Hier heeft de klant uiteindelijk het meest aan.”